信息行业解决方案

来源:兴元财务报销软件 发布日期:2011-11-21

企业简介

某企业处IT行业,主业软件产业。经过10多年的努力,该企业以“信息技术改变教育”为信念,为国内100万所学校、3000多家教育局、3亿学生和超过数亿的家长提供了优质的信息技术应用环境,以技术推动了教育管理和教学变革,实现了学校教育、家庭教育和社会教育的融合。本着致力于为教育提供信息化服务,该企业目前拥有软件业内先进的技术研发中心,深入研究并推出了深受广大用户欢迎的软件产品,客户遍布全国多个省、市、自治区、直辖市。

财务费用报销应用现状

目前公司总部有100多号员工,外地北京、上海、深圳等地设有分公司,其他地方设有多个办事处及业务联络机构。财务部有多人从事财务工作,其中一人主要负责费用报销业务。模式上采用传统的手工报销模式,采用员工或经办人手工填单,财务审核领导逐级审批后转由财务付款核销报账。财务部现有用友财务记账软件一套,用于财务会计记账。应收应付款采用工行、建行、农行等网银网上支付结算。

企业应用需求

由于企业快速发展,目前员工众多,而财务部人手日益捉襟见肘,负责财务报销业务的员工加班加点不堪重负,票据审核时每每小心翼翼唯恐出错。针对目前状况,不断增加财务人手不是一个解决问题的最好办法,关键问题还是一个手工报销方式烦不胜烦,效率低下容易出错。问题的矛盾具体体现在以下几个方面:
1、企业快速发展,员工不断增加,费用不断增多,财务工作量不断增大,不堪重负。
2、企业发展后,各项费用开支支出不断增多,财务费用难于集中控制管理,为企业开源节流,降低运营成本。
3、属于典型的IT企业,员工出差频繁,差旅报销频繁。员工花费大量时间用在个人报销的填单找领导签字上。有时往往因为中间某个环节的差错而延误了出差、业务招待或合同款项的延迟支付。
4、财务手工审核方式,员工报销标准只能是每次查询该员工报销标准、职务等级逐个一一对应,中间工作繁琐而且极易出错。
5、企业发展后,公司老总比以前更加繁忙。因为涉及到要亲自签字,老总平时总是忙于签字,会议或谈话等工作总被签字员工不断打断。在外地出差,员工有时甚至电话追到外地。
6、企业预算得不到有效执行,没有发挥预算管理在企业管理中应发挥的作用。
7、企业风险因素逐步加大,企业内控包括资金安全等得不到有效控制。

解决方案

 上海矩方信息技术公司可为客户提供快速、全面的服务咨询和技术支持。 经过多年的发展,积累了丰富的网络财务应用经验,在通讯、医疗、金融、地产、制造、流通、政府机构等行业均有广泛的成功应用案例。
    兴元X/3网上报销系统是一套基于Internet的财务报销流程。通过网上签批电子单据,提高公司各部门办事效率,员工随时可在网上填写报销单据,审批领导在随时随地均可对本部及分支机构的报销申请履行审批手续,员工可在网上实时查询到自身费用的报销状况,财务部人员对原始票据审核无误后,自动生成记帐凭证,凭证信息即可一次性自动导入账务系统,无需手工录入;并可以通过网上银行自动付款。
   实施兴元X/3网上报销系统后,企业可实现以下效益:
1、减少占用资金:通过与网银系统对接,实现跨地域审批、跨地域支付,彻底解决原先在各地开设银行账户所造成的大量资金占用问题。
2、提高报销/审批效率:简化了报销过程,减少员工的费用报销时间;其次,领导可合理安排时间审批员工报销单据,提高工作效率。
3、简化财务审核:通过大量的系统计算和标准设置,简化了财务审核工作。
4、快捷实现账务付款 :账务和银行付款信息可由系统自动生成,审核会计岗位无需投入大量人力。
5、快速查询数据:实施前,如需了解个人的借款和报销情况,须通过财务人员从ERP系统中查找相关发票,导出数据并整理成报表,这一过程需耗费近15分钟。
6、财务工作透明化:“审核-入账-付款”整个财务流程均透明地展示在员工面前,员工可实时了解到财务人员对单据所做的任何调整、审核及修改。
7、内部控制标准化:通过流程预设,单据按照正规的流程逐级审批,避免越级审批,实现标准、高效的企业内部控制。
8、复核与审计简易化:完善的单据查询功能使内部复核和审计更为便捷,复核和审计人员可以轻松查询到单据的整个业务痕迹,提高了业务效率。
9、预算控制合理化:通过对资金支出的实时统计,可全面掌控资金预算的执行情况,实现科学合理地管理企业资金计划。
10、资金管理实时化 :系统根据业务需求引入了大量的资金报表,为业务部门进行财务分析提供了有力的实时数据支持。
11、优化财务业务管理:根据系统所提取的审批时效和审批单据量,财务部门通过对相关数据的分析和总结,可直接应用于内部管理的优化,不断提高财务审批效率。
12、支持国际业务发展:网上报销使跨国的业务审批和财务处理成为可能,为企业国际业务的发展提供有力支持。