美的制冷家电集团网上费用报销管理系统

来源:兴元财务报销软件 发布日期:2011-11-21

美的制冷家电集团隶属于广东美的集团,目前拥有员工4万多人,集家用空调、中央空调、冰箱、洗衣机等家电产品开发、设计、制造、销售于一体,是国内白色家电规模最大、实力最雄厚的大型产业集团之一,拥有美的、荣事达、华凌、小天鹅等多个品牌。主要生产家用空调、商用空调、大型中央空调、冰箱、洗衣机等产品及家电配件,拥有中国最大最完整的空调产业链,生产基地遍布全国,除顺德总部外,在国内的广州、芜湖、武汉、合肥、重庆、无锡、荆州等地及海外的越南建有生产基地。

面向未来,美的制冷家电集团将继续秉承"为人类创造美好生活"的经营理念,不断致力于企业的变革创新和持久发展,通过奉行"价值为尊,利益共享"的核心价值观,进一步发挥企业的综合竞争优势,塑造和培养企业的核心竞争能力,确保旗下空调、冰箱、洗衣机等产品在未来继续保持持续、稳健的发展。

客户难题

美的制冷家电集团原报销流程复杂繁琐,业务运作问题主要集中在以下几点: 预算失衡——资金流向不明,管理者不了解钱究竟花在何处,各地广告投放和市场推广活动不尽相同,推广组合形式复杂且变化多样,造成变动费用难以监管; 审批流程复杂、缓慢。员工日常支出经常会因为找不到签批主管,或者财务部门过于繁忙不能得到及时处理在费用报销上浪费了过多时间,有效工作时间的浪费直接导致组织运营成本的增加; 由于业务量大,员工单据填写不规范,财务部门普遍存在前台占用人员多,工作效率低,出错率较高等问题 财务系统集成度不高,财务人员需要多系统切换,造成劳动重复; 受审批流程和财务处理速度双重制约,资金支付严重滞后于业务办理。 为了规范财务支付方式,提高支付流程效率,进一步降低运营成本,特以本项目为试点,作为统一化的第一步。

IT解决方案

围绕美的制冷家电集团核心信息系统,建立一套可支持决策的业务集成与决策支持系统(简称BIS)。BIS系统对美的集团现有的财务业务流程进行调整。其业务包括业务流程重组、规范化报销标准、预算管理、费用申请、费用报销、数据规范性处理、员工门户、消息管理、数据安全控制及与其它业务系统数据交换。

业务规划图

系统通过业务流程电子化的方式,支持各系统间信息灵活集成、共享与协同,提供信息挖掘与分析,经营监控、预警与跟踪功能,最终为决策提供信息支持。通过本平台完成各种类型的财务业务,包括按合同付款,各类型的费用报销(如五项费用、市场费用、物流费用等)。业务流程全部电子化,实现办理过程中付款和收款业务不使用现金,而采取银行结算的方式进行。随时接入网络即可为移动办公的人员搭建临时办公室。

客户收益

1、提高工作效率

大幅度降低提交、审批、处理和支付费用报表所需的时间和精力。审批过程不再需要员工拿着单据在各审批人办公室、财务部门之间来回折返,系统通过邮件提醒审批者有亟待审批的费用,并自动在审批结束后进入下一个与物理单据的审核流程,最后报财务部门等待付现。即使审批者出差在外,也不影响报销流程的运转,避免了拖沓

2、提升审批透明度

系统通过权限设置提供不同级别的查询功能。普通员工可以看到自己所有申报的费用报销纪录,并可点击查看单项费用的审批纪录。主管按部门、产品项目不同,可查询自己权责范围之内的所有差旅办公、产品专项开发费用等纪录,而更高层领导者则可查看公司全体员工的报销情况,从而了解每一笔支出的用途。另外,系统还能统计员工审批被拒绝的概率,从而提醒审批者着重考察信用额度较差的员工。

3、降低运营成本

系统设有的费用预算管理这一功能项,按年度、季度规划个人、部门费用预算,包括交际、办公用品、电话传真、差旅费用,并提供预算与实际成本的对比报表,有助于主管了解在哪些方面支出超过了预算,加强对费用的监控力度,从各方面降低企业总体运营成本。