费用报销如何做到软硬兼施?

来源:兴元财务报销软件   发布日期:2017-06-21

我们昨天说的柔性费用报销和硬性费用报销在最终目标上是一致的,只不过所采用的方法和手段、管理思想等方面有显著差异而已。我们在此强调柔性费用报销,并没有否定硬性费用报销必要性的意思。恰恰相反,硬性费用报销是柔性费用报销的基础,企业费用报销要“软硬兼施”。

首先,费用报销对象要从以资金为主转向以人为主。过于硬性的费用报销有时虽然控制住了费用支出,却失去了人心。权变理论认为,管理行为和方法与其所处的环境密切相关。在企业费用报销中要根据所处的内外部条件随机应变,不存在一成不变的费用报销制度和方法。传统费用报销理论一直把资金作为管理对象,而现在企业已经越来越认识到人在费用报销中的重要性。费用报销既是对资金的管理,更是对人的管理,人是企业的主体,人管理不好,资金就难以管好。一个企业只有让每一个员工积极参与到费用报销中来,费用报销才能真正成功。因此关心员工的尊严和价值实现将成为实施费用报销柔性化的前提。企业财务文化的管理方法就是基于这种认识基础上所形成的一种管理艺术。费用报销要发挥企业员工的天赋和能力,这是取得成功的关键。企业财务文化作为一种管理文化,应当以人为本,以价值观的塑造为核心来引导、调控和凝聚人的积极性和创造性。其核心是企业财务精神,费用报销作为一种文化现象,明显呈现出柔性化趋势。

其次,费用报销要及时沟通,还要讲究沟通的艺术。由于我国许多企业还是沿用金字塔式的组织结构,层次多,关系复杂,靠行政命令控制,信息不畅通,费用报销形象较差,缺乏与其他部门的沟通,许多人不认同企业的费用报销,效果必然较差。财务部门市场营销部门可以说是一个企业的左膀右臂。这两个部门有时会因为业绩考核和薪酬分配、业务和预算等问题产生决策冲突,两部门之间相互指责,影响企业成本控制和业绩。市场营销部门因为市场竞争越来越激烈,常常出现竞价销售现象。企业营业额和利润的增加离不开市场营销部门。但该部门如果不注意控制成本,企业照样会陷入困境。企业财务部门必须经常与市场营销部门沟通,大家形成共识,从单纯的销售思维转变到盈利思维;从过分关注市场份额到关注企业价值。

第三,管理方式要从控制转向引导和激励。传统硬性费用报销往往就是财务控制,企业财务经理的主要任务就是为了保证完成任务,加强对各部门和员工的财务控制,对于如何优化各部门和员工的财务行为考虑不够。实践证明,费用报销已经不再是传统意义上的财务控制,而是引导和激励。由许多员工只满足于完成自己份内的工作,对如何改善企业费用报销不感兴趣。费用报销人员只满足于制定各种财务指标,不了解企业其他员工的想法,这对企业整体改善费用报销工作是不利的。

最后,培养一批优秀的知识型财务总监。优秀的财务总监是经济资源中非常宝贵的资源,在市场经济条件下,企业发展好坏与他们关系很大。他们的目标理想、精神状态、管理水平、经营能力、思维方式对费用报销有很大影响。

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